💼 Betriebskosten-Rechner

Betriebskosten kalkulieren — so funktioniert's

Wer sich selbstständig macht oder ein Gewerbe betreibt, braucht einen klaren Überblick über alle laufenden Kosten. Der Betriebskosten-Rechner addiert Ihre monatlichen Fix- und variablen Kosten, rechnet den Unternehmerlohn hinzu und zeigt Ihnen, welchen Monatsumsatz und Stundensatz Sie mindestens erzielen müssen, um kostendeckend zu arbeiten.

Fixkosten vs. variable Kosten

• Fixkosten fallen jeden Monat in gleicher Höhe an — unabhängig vom Umsatz. Dazu gehören Miete, Versicherungen, Software-Abos, Telefon-/Internet-Flatrates und die monatliche Buchhaltung. Typische Fixkosten eines Freelancers liegen zwischen 800 und 1.500 € pro Monat, bei einer GmbH mit Büro schnell bei 2.000 bis 5.000 €.
• Variable Kosten steigen und fallen mit dem Auftragsvolumen. Materialkosten, Fahrtkosten und Marketing-Ausgaben gehören dazu. Sie lassen sich schwerer planen, weshalb ein Puffer von 10–20 % empfehlenswert ist.

Unternehmerlohn — das eigene Gehalt richtig einplanen

Viele Gründer vergessen, sich selbst ein Gehalt auszuzahlen. Der Unternehmerlohn ist das Netto-Äquivalent eines Angestelltengehalts — er deckt Ihre privaten Lebenshaltungskosten, Krankenversicherung und Altersvorsorge. Als Faustregel gilt: Mindestens 2.500–3.500 € im Monat, wenn Sie in einer deutschen Großstadt leben. Planen Sie den Unternehmerlohn immer als festen Bestandteil Ihrer Betriebskosten.

Nötiger Stundensatz — die Kennzahl für Freelancer

Der Rechner teilt Ihre Jahreskosten durch ca. 1.400 fakturierbare Stunden. Diese Zahl ergibt sich aus ca. 220 Arbeitstagen minus Urlaub, Krankheit und Feiertage, multipliziert mit ca. 6 produktiven Stunden pro Tag. Die restliche Arbeitszeit geht für Akquise, Buchhaltung, E-Mails und Weiterbildung drauf — und kann nicht in Rechnung gestellt werden.

Geschäftsformen im Vergleich

• Freelancer / Einzelunternehmer: Geringste Fixkosten, keine Pflicht zur doppelten Buchführung unter der Grenze. Persönliche Haftung mit dem Privatvermögen.
• GmbH: Mindestkapital 25.000 €, Pflicht zur Bilanzierung, Geschäftsführergehalt als Betriebsausgabe absetzbar. Haftung auf das Gesellschaftsvermögen begrenzt.
• UG (haftungsbeschränkt): Mini-GmbH mit nur 1 € Stammkapital, dafür Pflicht zur Rücklagenbildung (25 % des Gewinns). Für den Start mit wenig Kapital geeignet.

Break-Even-Punkt bestimmen

Ihr Break-Even ist der Monatsumsatz, bei dem Einnahmen und Ausgaben identisch sind. Jeder Euro darüber ist Gewinn. Unser Rechner zeigt diesen Wert als „Nötiger Monatsumsatz (netto)" an. Multipliziert mit 1,19 erhalten Sie den Bruttobetrag, den Sie Ihren Kunden in Rechnung stellen müssen. Liegt Ihr tatsächlicher Umsatz dauerhaft unter dem Break-Even, müssen Sie entweder Kosten senken oder Preise erhöhen.

Typische Betriebskosten nach Branche

IT-Freelancer kommen mit 800–1.200 € Fixkosten aus (Home-Office, Cloud-Tools, Haftpflicht). Handwerker und Dienstleister mit Fahrzeug und Werkzeug rechnen mit 1.500–3.000 €. Einzelhändler und Gastronomen zahlen oft 3.000–8.000 € allein für Miete, Wareneinsatz und Personal. Vergleichen Sie Ihre Kosten regelmäßig mit Branchendurchschnitten, um Einsparpotenzial zu erkennen.