💼 Betriebskosten-Rechner

Mit Betriebskosten sind hier die laufenden Kosten eines Unternehmens oder Selbstständigen gemeint — also alles, was Monat für Monat anfällt, um den Betrieb am Laufen zu halten: Büro, Versicherungen, Software, Buchhaltung, Material, Marketing und der eigene Lohn. Das ist nicht zu verwechseln mit den Wohn-Nebenkosten einer Mietwohnung (Heizung, Wasser, Müll nach Betriebskostenverordnung) — dafür gibt es eigene Rechner in der Kategorie Wohnen.

Ziel dieses Rechners ist das Vollkostenbild eines Betriebs: Was kostet er pro Monat und Jahr wirklich, und welcher Umsatz beziehungsweise Stundensatz ist nötig, um kostendeckend zu arbeiten? Damit geht er über den reinen Freelancer-Stundensatz-Rechner hinaus, der nur den Stundensatz im Blick hat — hier steht die komplette Kostenstruktur im Mittelpunkt, aus der sich der Stundensatz erst ergibt. Die Eingaben sind individuell; die hier genannten Spannen dienen nur als Orientierung beim Ausfüllen und ersetzen keine Beratung. Wer mehrere Preismodelle oder Auftragslagen durchspielen will, ändert einfach die Eingaben und sieht sofort, wie sich der nötige Stundensatz verschiebt.

Der häufigste Fehler in der Kalkulation: den eigenen Lohn vergessen. Der Unternehmerlohn ist kein Gewinn, sondern das Gehalt, das Sie sich selbst zahlen — er muss Ihre privaten Lebenshaltungskosten, die Krankenversicherung und die Altersvorsorge decken. In der Vollkostenrechnung gehört er deshalb fest zu den Kosten, genau wie Miete oder Versicherung.

Wer den Unternehmerlohn weglässt, rechnet sich arm: Der Stundensatz erscheint niedrig, deckt aber nur die Sachkosten und lässt für das eigene Leben nichts übrig. Wichtig ist außerdem, dass der Unternehmerlohn das geplante Brutto-Eigengehalt ist — Einkommensteuer und Sozialabgaben gehen davon noch ab. Wer netto 2.000 Euro zum Leben braucht, sollte den Unternehmerlohn entsprechend höher ansetzen. Dieser Rechner behandelt den Unternehmerlohn als eigene Position, sodass sofort sichtbar wird, welchen Anteil er an den Gesamtkosten hat — bei vielen Solo-Selbstständigen ist er der mit Abstand größte Posten. Die saubere Trennung zwischen Unternehmerlohn und Gewinn hilft auch, Preise selbstbewusst zu verhandeln, statt sich über den eigenen Stundensatz kleinzurechnen.

Ein Stundensatz lässt sich nur sinnvoll berechnen, wenn klar ist, wie viele Stunden im Jahr überhaupt abrechenbar sind. Ein Angestellter arbeitet rund 1.600 bis 1.700 Stunden im Jahr; bei Selbstständigen ist nur ein Teil davon fakturierbar, also direkt einem zahlenden Kunden zuzuordnen. Akquise, Angebote, Buchhaltung, Weiterbildung, Urlaub und Krankheit lassen sich nicht in Rechnung stellen.

Dieser Rechner setzt als Annahme 1.400 fakturierbare Stunden pro Jahr an — das entspricht grob 35 abrechenbaren Stunden in 40 Arbeitswochen. Das ist ein realistischer, aber bewusst gewählter Richtwert, kein gesetzlicher Standard: Je nach Branche, Auslastung und Organisation kann der Wert deutlich darunter oder darüber liegen. Wer nur 1.000 Stunden abrechnet, muss denselben Jahresumsatz auf weniger Stunden verteilen und braucht entsprechend einen höheren Stundensatz. Es lohnt sich, die eigene fakturierbare Quote ehrlich zu schätzen — sie ist der größte Hebel beim Stundensatz und wird von Gründern fast immer zu hoch angesetzt. Auch unbezahlte Gewährleistung, Reisezeiten und Leerlauf zwischen Projekten zählen zu den nicht fakturierbaren Stunden und gehören in die Schätzung.

Aus den Gesamtkosten ergibt sich direkt der nötige Umsatz: Was der Betrieb pro Monat kostet, muss mindestens als Netto-Umsatz hereinkommen, damit er sich trägt. Im Beispiel sind das 4.410 Euro netto im Monat. Dieser Wert ist der Break-even — die Schwelle, ab der die Arbeit kostendeckend ist; alles darüber ist Gewinn oder Rücklage.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen netto und brutto: Der nötige Umsatz wird zunächst netto berechnet, also ohne Mehrwertsteuer. Auf Rechnungen an Kunden kommt die Umsatzsteuer obendrauf — bei 19 Prozent entspricht der monatliche Netto-Bedarf von 4.410 Euro einem Brutto-Umsatz von rund 5.248 Euro. Die Mehrwertsteuer ist allerdings ein durchlaufender Posten, den das Unternehmen ans Finanzamt weiterreicht; sie erhöht den eigenen Verdienst nicht. Für die Preisgestaltung zählt deshalb der Netto-Umsatz, für die Rechnung an den Kunden der Brutto-Betrag. Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer-Ausweis rechnen direkt mit den Netto-Werten.